Časová platnost souborů
Funkce Časová platnost souborů umožňuje automatizovat životní cyklus dokumentů a souborů uložených v BrandCloudu. Můžete u nich definovat přesné časové období, po které jsou platné, a určit, co se s nimi má stát po vypršení této doby (znemožnit stažení, skrýt je, nebo je přesunout do koše).
Důležité informace na úvod:
- Nastavování platnosti je dostupné pouze pro uživatele s rolí Admin a Editor.
- Platnost se vztahuje vždy na jednotlivé soubory, nikoliv na celé složky.
- Jakmile platnost nastavíte, aktivuje se okamžitě.
Jak nastavit platnost souboru
Funkce je dostupná jak na smartpage, tak v datovém skladu. Nastavení můžete aplikovat na jeden nebo více souborů současně.
- Vyberte požadovaný soubor (nebo více souborů).
- V pravém menu klikněte na tlačítko Platnost. Pokud nemáte vybraný žádný soubor, tlačítko je neaktivní.
- Otevře se okno pro nastavení parametrů platnosti.
Detailní nastavení
V horní části okna je seznam vybraných souborů, kterých se nastavení týká. Níže pak vyplňujete následující parametry:
- Platnost od / do: Zvolte, zda platnost začíná ode dneška nebo od vlastního data. Konec platnosti lze vybrat z předvoleb (1, 2, 3, 5 let) nebo zadat přesné datum.
- Vlastník: Volitelně můžete přiřadit existující tým nebo konkrétní uživatele, kteří mají za soubor zodpovědnost.
- Uživatelé: Volitelné pole pro výběr týmů či uživatelů, kterých se soubor týká. Budou poté také dostávat oznámení o jejich stavu.
- Lze vybrat pouze ty uživatele, kteří mají k souboru přístup (na úrovni složky).
- Notifikace: Zvolte si, s jakým předstihem má systém upozornit na blížící se expiraci (1 den, 7 dní, 30 dní předem, nebo vlastní počet dní). Můžete vybrat i více možností najednou. Upozornění přijde přiřazeným vlastníkům i uživatelům e-mailem.
Akce po expiraci
Klíčovou součástí nastavení je volba akce, která se stane když souboru vyprší platnost. Zvolte jednu z následujících variant:
- Zakázat stahování: Soubor zůstane pro uživatele běžně viditelný, ale tlačítko pro stažení se zablokuje. Stáhnout jej budou moci nadále pouze Admini a Editoři.
- Skrýt soubor: Soubor zcela zmizí z běžného zobrazení. Viditelný zůstane (šedě podbarvený) pouze pro role Admin a Editor.
- Odstranit do koše: Soubor se po expiraci automaticky přesune do koše (tzv. soft delete) a chová se stejně, jako by byl smazán manuálně.
Hromadné nastavení a editace
- Hromadné nastavení: Pokud vyberete více souborů najednou, platnost se aplikuje na všechny vybrané položky identicky (přepíše se případné stávající nastavení). V okně uvidíte seznam vybraných souborů, abyste měli přehled, pokud se u některých z nich stávající platnost liší.
- Zpětná editace: Při výběru jednoho souboru a kliknutí na Platnost se otevře okno, které je již předvyplněné aktuálně nastavenými hodnotami. Zde je můžete snadno upravit.
Vizuální indikace
Aby bylo na první pohled zřejmé, že má soubor omezenou platnost, systém využívá několik vizuálních prvků a upozornění:
Jak poznám soubor s platností?
- Ikona hodin: Zobrazuje se u názvu souboru (na smartpage) nebo jako štítek na kartě/v tabulce (v datovém skladu).
- Metadata (při najetí myší): Po najetí na informace o souboru se zobrazí:
- datum expirace,
- aktuální stav (aktivní / čeká na začátek / expirovaný - červeně),
- zvolená akce po expiraci.
