Každá firma, která pracuje s větším množstvím digitálního obsahu, se dříve nebo později setká se stejným problémem. Fotografie, videa, grafické podklady, prezentace nebo dokumenty rychle přibývají a jejich správa se stává stále náročnější. Zaměstnanci tráví zbytečný čas hledáním správných souborů, vznikají duplicitní materiály a nikdo si není jistý, kde se nachází aktuální verze.
Řešením není pouze zavedení systému Digital Asset Management (DAM). Aby mohl skutečně usnadnit každodenní práci, potřebuje pevné základy. Jedním z nich je promyšlená DAM taxonomie, která určuje, jak budou digitální assety uspořádané a jak se v nich budou uživatelé orientovat.
Dobře navržená taxonomie pomáhá vytvořit přehlednou strukturu, která funguje i ve chvíli, kdy knihovna obsahuje tisíce nebo desetitisíce souborů.
Co je taxonomie a co znamená DAM taxonomie
Slovo taxonomie označuje způsob třídění a organizace informací do logické struktury. Setkat se s ním můžete například v biologii, kde slouží ke klasifikaci organismů, nebo v knihovnách a internetových obchodech, které díky ní dokážou přehledně uspořádat velké množství informací.
Stejný princip se využívá také při správě digitálních assetů.
DAM taxonomie představuje promyšlený systém kategorií a hierarchie, podle kterého jsou digitální assety organizované. Jejím cílem je zajistit, aby každý uživatel dokázal obsah snadno najít a aby celá knihovna zůstala přehledná i s rostoucím množstvím souborů.
Nejde tedy pouze o vytváření složek. DAM taxonomie představuje způsob, jak firma přemýšlí o svém obsahu. Definuje hlavní oblasti, do kterých assety patří, vytváří mezi nimi logické vztahy a sjednocuje organizaci napříč celou společností.
Představte si například výrobní firmu. Jeden zaměstnanec hledá fotografie podle produktové řady, jiný podle marketingové kampaně a další podle konkrétní značky. Dobře navržená taxonomie umožní vytvořit strukturu, která odpovídá tomu, jak lidé obsah skutečně používají, nikoliv pouze tomu, kde byl uložen.
Proč je DAM taxonomie důležitá
Mnoho organizací začne správu digitálních assetů řešit až ve chvíli, kdy přestává fungovat stávající systém složek. V takové situaci ale často nejde o problém technologie, nýbrž o chybějící pravidla organizace obsahu.
Promyšlená DAM taxonomie přináší několik významných přínosů.
Především výrazně zrychluje vyhledávání. Pokud mají všichni zaměstnanci stejnou představu o tom, kam jednotlivé assety patří, není potřeba zdlouhavě procházet desítky složek.
Stejně důležitá je konzistence. Marketing, obchod, produktové týmy i externí agentury pracují se stejnou strukturou, což omezuje vznik duplicit a snižuje riziko, že budou používány zastaralé materiály.
Význam taxonomie navíc roste společně s firmou. Zatímco menší společnosti si často vystačí s jednoduchou strukturou, u větších organizací s více značkami, produkty nebo zahraničními trhy představuje kvalitní taxonomie základ dlouhodobě udržitelné správy digitálních assetů.
Dobře navržená struktura také usnadňuje zaučení nových zaměstnanců. Místo vysvětlování individuálních postupů stačí, aby pochopili logiku celé knihovny.
Jak navrhnout DAM taxonomii krok za krokem
Neexistuje jediná správná taxonomie, která by fungovala pro všechny firmy. Každá organizace pracuje s jiným typem obsahu a má odlišné potřeby. Existují ale principy, které se osvědčují napříč obory.
1. Zmapujte digitální assety
Prvním krokem je získat přehled o tom, jaký obsah firma spravuje.
Patří sem například produktové fotografie, lifestyle fotografie, videa, bannery, loga, grafické podklady, prezentace, návody nebo firemní dokumenty.
Teprve když znáte rozsah knihovny, můžete navrhnout strukturu, která bude odpovídat skutečným potřebám.
2. Zamyslete se nad tím, jak lidé obsah hledají
Jednou z nejčastějších chyb je navrhování taxonomie podle interní organizační struktury firmy.
Mnohem důležitější je pochopit, jak zaměstnanci digitální assety skutečně vyhledávají. Hledají je podle produktu? Značky? Kampaně? Regionu? Nebo typu obsahu?
Právě způsob používání by měl být základem celé taxonomie.
3. Navrhněte hlavní kategorie
Jakmile víte, jak uživatelé s obsahem pracují, můžete vytvořit hlavní organizační úrovně.
Typickými kategoriemi bývají například:
- produkty,
- značky,
- marketingové kampaně,
- regiony,
- oddělení,
- typy digitálních assetů.
Kategorie by měly být jednoznačné, snadno pochopitelné a dlouhodobě udržitelné.
4. Vytvořte přehlednou hierarchii
Dobrá taxonomie nepotřebuje desítky úrovní.
Naopak platí, že příliš složitá struktura bývá pro uživatele nepřehledná a zbytečně komplikuje orientaci.
Hierarchie by měla být logická, konzistentní a dostatečně flexibilní pro budoucí rozšiřování.
5. Zapojte budoucí uživatele
DAM nebude využívat pouze marketing.
Do návrhu je vhodné zapojit také obchodní oddělení, produktové manažery, grafiky nebo další týmy, které s digitálními assety pravidelně pracují. Každý z nich může obsah hledat jiným způsobem a právě jejich zkušenosti pomohou vytvořit strukturu, která bude fungovat napříč celou firmou.
6. Myslete na budoucí růst
Taxonomie by měla fungovat nejen dnes, ale také za několik let.
Nové produkty, akvizice, další značky nebo vstup na zahraniční trhy mohou výrazně změnit množství i strukturu digitálního obsahu. Pokud je taxonomie navržena dostatečně promyšleně, nebude nutné ji při každé změně vytvářet znovu.
Nejčastější chyby při návrhu DAM taxonomie
Přestože se princip taxonomie může zdát jednoduchý, v praxi se opakuje několik chyb, které výrazně snižují její přínos.
Nejčastější bývá příliš komplikovaná struktura. Pokud obsahuje mnoho úrovní nebo nejednoznačné názvy kategorií, uživatelé se v ní rychle přestanou orientovat.
Častým problémem je také návrh bez konzultace s lidmi, kteří budou systém denně používat. Struktura pak odpovídá představám několika jednotlivců, nikoliv potřebám celé organizace.
Některé firmy se zároveň snaží vytvořit dokonale podrobnou taxonomii hned na začátku. Výsledkem bývá složitý systém, který je náročné udržovat. Větší smysl dává vytvořit kvalitní základ a postupně jej rozvíjet podle toho, jak se mění potřeby organizace.
Dobře navržená DAM taxonomie je základem přehledné správy digitálních assetů
Navrhnout kvalitní DAM taxonomii vyžaduje čas i důkladné porozumění tomu, jak vaše organizace s digitálním obsahem pracuje. Pokud je ale struktura promyšlená od začátku, usnadní každodenní vyhledávání, sjednotí práci napříč týmy a vytvoří pevný základ pro další rozvoj knihovny digitálních assetů.
Při návrhu proto myslete především na potřeby uživatelů, udržujte strukturu jednoduchou a počítejte s tím, že se bude společně s firmou postupně vyvíjet. Právě taková taxonomie dokáže dlouhodobě podporovat efektivní správu digitálních assetů.
BrandCloud umožňuje vytvořit přehlednou strukturu digitálních assetů, která odpovídá potřebám konkrétní organizace. Díky správně navržené DAM taxonomii mohou firmy naplno využít potenciál svého DAM systému a zajistit, že budou jejich digitální assety snadno dostupné, přehledně organizované a připravené k využití napříč celou společností.
