Digitální obsah je dnes vytvářen rychleji než kdy dříve. Marketingové týmy pracují s prezentacemi, bannery, videi, dokumenty nebo podklady pro sociální sítě prakticky nepřetržitě. Současně narůstá počet lidí, kteří s těmito materiály pracují. Do komunikace vstupují externí agentury, freelanceři, obchodní oddělení i AI nástroje. A právě tehdy začíná být patrné, že běžné ukládání souborů přestává být dostačující.
Pojem digitální asset se přitom v posledních letech objevuje stále častěji. Často je však zaměňován s obyčejným digitálním souborem. Ve skutečnosti jde o výrazně širší pojem. Digitální asset představuje obsah, který má určitou hodnotu pro značku, komunikaci nebo fungování firmy a je určen k dalšímu využití.
A právě zde začíná být důležitý asset management.
Co je digitální asset
Digitálním assetem bývá označován digitální obsah, který má pro firmu určitou hodnotu a je využíván v marketingu, komunikaci, obchodu nebo interních procesech. Nejde tedy pouze o samotný soubor, ale také o jeho účel, správu a možnost dalšího využití.
Mezi digitální assety nejčastěji patří:
- loga a brand manuály,
- reklamní grafiky a bannery,
- videa a fotografie,
- prezentace,
- PDF dokumenty,
- šablony pro sociální sítě,
- UX nebo UI podklady,
- onboarding materiály,
- audio obsah
Rozhodující přitom nebývá samotný formát souboru. Důležitější je jeho využití v rámci firmy a návaznost na další procesy. Asset totiž nepředstavuje pouze uložená data. Představuje obsah, se kterým je dlouhodobě pracováno.
Digitální asset bývá současně spojen také s určitou hodnotou, historií verzí, možností sdílení nebo definovanými pravidly použití. Velká pozornost je často věnována tvorbě obsahu, menší pak tomu, jak budou materiály organizovány, sdíleny nebo aktualizovány v delším časovém horizontu.
Kdy se ze souboru stává asset
Ne každý digitální soubor automaticky představuje asset. Rozdíl bývá patrný především ve chvíli, kdy začíná být obsah využíván napříč týmy, upravován v několika verzích nebo sdílen v rámci širší komunikace značky.
Obyčejný obrázek uložený v počítači ještě nemusí mít hodnotu assetu. Ve chvíli, kdy je zařazen do marketingových materiálů, schvalovacích procesů nebo interních systémů, začíná být jeho správa výrazně důležitější.
S rostoucím množstvím obsahu se současně zvyšuje počet verzí, úprav a distribuovaných podkladů. Pokud nejsou materiály organizovány systematicky, velmi rychle vznikají duplicity, zastaralé soubory nebo nejasnosti kolem aktuálních verzí.
A právě tehdy začíná být patrné, že digitální asset nepředstavuje pouze soubor uložený ve složce.
Představuje součást firemního fungování.
Proč firmy řeší asset management
Objem digitálního obsahu se v posledních letech výrazně zvýšil. Současně se zrychlila také komunikace značek. Obsah je vytvářen pro sociální sítě, reklamní systémy, e-commerce, newslettery nebo interní komunikaci prakticky nepřetržitě.
S tím souvisí také rostoucí potřeba organizace assetů.
Často se ukazuje, že největší problémy nevznikají při samotné tvorbě obsahu, ale při jeho hledání, sdílení nebo aktualizaci. Pokud nejsou assety centralizované a systematicky spravované, začíná být práce výrazně pomalejší a komunikace méně konzistentní.
Velmi rychle pak vzniká situace, kdy různé týmy pracují s odlišnými verzemi podkladů nebo ukládají obsah do několika oddělených systémů. Výsledkem bývá nepřehledné prostředí, ve kterém se obtížně orientuje.
A chaos v obsahu bývá výrazně dražší, než se často předpokládá.
Právě proto začíná být asset management stále důležitější součástí firemního fungování. Nejde pouze o organizaci souborů. Jde o kontrolu nad obsahem, který firma používá každý den.
Jak by měla vypadat správa digitálních assetů
Správa digitálních assetů dnes zasahuje výrazně více oblastí než pouze marketing. Asset management bývá využíván také v HR, obchodu, interní komunikaci nebo zákaznické podpoře. Čím více digitálního obsahu firma vytváří, tím důležitější začíná být systém, který umožní s obsahem dlouhodobě pracovat.
Dobře nastavená správa assetů by měla umožňovat rychlé vyhledávání materiálů, správu verzí, kontrolu přístupů nebo jednoduché sdílení podkladů napříč týmy. Současně bývá stále větší důraz kladen také na metadata, tagování nebo centralizaci obsahu.
Velká pozornost dnes bývá věnována také konzistenci značky. Pokud zaměstnanci nebo externí partneři pracují s neaktuálními podklady, začíná být komunikace značky nekonzistentní a obtížně kontrolovatelná.
BrandCloud umožňuje centralizovat digitální assety do jednoho prostředí, spravovat jejich verze nebo řídit dostupnost jednotlivých podkladů napříč týmy. A právě centralizace dnes představuje jeden z největších rozdílů mezi obyčejným cloudovým úložištěm a profesionální správou assetů.
Firmy dnes investují velké množství času do tvorby obsahu, menší pozornost však bývá věnována tomu, jak budou assety využívány v budoucnu. Přitom právě organizace digitálního obsahu začíná výrazně ovlivňovat rychlost práce, konzistenci komunikace i efektivitu týmů.
A čím více obsahu bude vznikat, tím důležitější bude schopnost tento obsah udržet pod kontrolou.
