Brand portál a DAM pomáhají firmám spravovat obsah a udržovat jednotnou komunikaci značky. DAM se zaměřuje na organizaci, vyhledávání a správu digitálních materiálů. Brand portál zpřístupňuje pravidla značky společně se schválenými podklady a pokyny k jejich použití.
Jejich funkce se často doplňují a mohou být součástí jednoho řešení. Kdy firmě stačí přehledná knihovna souborů a kdy potřebuje také prostor pro sdílení pravidel značky? Rozhoduje způsob práce s obsahem i potřeby lidí, kteří ho používají.
DAM zajišťuje správu digitálních materiálů
DAM pomáhá organizovat fotografie, videa, grafické návrhy, prezentace a další firemní obsah. Vyhledávání usnadňují metadata, tedy popisné údaje, například název produktu, kampaň, jazyk nebo typ materiálu.
Podle konkrétního řešení podporuje také správu verzí, schvalování, přístupová oprávnění a evidenci práv k použití. Tým tak získává přehled o dostupných materiálech, jejich aktuálnosti a možnostech využití.
Potřeba těchto funkcí roste s množstvím obsahu a složitostí jeho zpracování. Při výběru je proto vhodné sledovat, jak systém podporuje skutečné pracovní postupy firmy.
Brand portál propojuje podklady s pravidly značky
Brand portál soustřeďuje informace potřebné pro jednotnou prezentaci firmy. Obvykle zahrnuje vizuální identitu, pravidla používání loga, barvy, typografii, styl fotografií nebo zásady textové komunikace. Součástí mohou být také šablony a schválené soubory ke stažení.
Jeho přínosem je srozumitelné propojení pravidel a dostupného obsahu. Zaměstnanci, agentury i obchodní partneři získávají podklady společně s informacemi, které potřebují pro jejich správné použití.
Důležitá je proto přehledná struktura a snadný přístup. Portál má být použitelný i pro lidi, kteří s materiály značky pracují jen příležitostně.
Kdy firma potřebuje obě funkce
Propojení dává smysl tehdy, když firma potřebuje řídit rozsáhlejší obsah a současně zajistit jeho jednotné používání napříč odděleními, pobočkami nebo externími týmy.
Samotná dostupnost souborů totiž nezaručuje dodržování pravidel značky. Stejně tak přehledný manuál nemusí pokrýt požadavky na správu verzí, oprávnění nebo schvalování.
Potřeba obou funkcí automaticky neznamená pořízení dvou systémů. Některá řešení je spojují v jednom prostředí, jiná umožňují propojit správu digitálních materiálů se samostatným portálem. Rozhodující je návaznost obsahu a jeho aktualizací.
Podle čeho se při výběru rozhodnout
Před výběrem řešení je vhodné zhodnotit několik oblastí.
- Organizace obsahu. Jak snadno tým vyhledává materiály a rozlišuje jejich aktuální verze.
- Dostupnost pravidel. Zda mají uživatelé pokyny ke značce přímo u potřebných podkladů.
- Přístupy a odpovědnosti. Kdo obsah upravuje, kdo ho schvaluje a kdo ho pouze používá.
- Možnosti současných nástrojů. Které požadavky už firma dokáže pokrýt a co jí skutečně chybí.
- Aktualizace a sdílení. Jak se změny dostávají k zaměstnancům a partnerům a zda nevznikají oddělené kopie bez další správy.
Soubory a pokyny propojené v BrandCloudu
V BrandCloudu propojuje soubory s vysvětlujícím obsahem Smartpage. Na jedné stránce umožňuje kombinovat materiály s texty, nadpisy, barvami nebo tabulkami. Pravidla vizuální identity tak mohou být přímo vedle odpovídajících podkladů.
Dokumentace popisuje také schvalování obsahu, komentáře a nastavení týmových oprávnění pro čtení, editaci či stahování. Vybraný obsah je možné sdílet odkazem i příjemcům bez vlastního účtu. Tyto funkce propojují správu materiálů s jejich předáváním dalším uživatelům.
Společným cílem brand portálu a DAM je, aby lidé pracovali s aktuálním obsahem a rozuměli jeho použití. Právě tato návaznost pomáhá udržovat jednotnou podobu značky při každodenní práci.
