Výběr DAM systému je rozhodnutí o tom, jak bude firma pracovat se svým obsahem. Ovlivní způsob vyhledávání, aktualizace i předávání materiálů mezi týmy. Dobře připravené zadání pomůže porovnat dodavatele podle skutečných potřeb firmy a ověřit, zda jejich řešení usnadní každodenní práci.
1. Popsat potřeby a určit priority
Než začnou prezentace dodavatelů, je potřeba zmapovat současný způsob práce. Do přípravy patří marketing, grafici, IT i další lidé, kteří budou systém používat.
Výsledkem má být stručné zadání, které určí:
- Problémy k vyřešení – obtížné hledání souborů, používání starých verzí nebo zdlouhavé předávání podkladů.
- Obsah a uživatele – podporované formáty, objem dat a zapojené týmy včetně externistů.
- Nezbytné funkce – požadavky, bez kterých systém nemůže splnit svůj účel.
- Očekávané zlepšení – například rychlejší dohledání materiálů nebo méně žádostí o jejich zaslání.
Požadavky je vhodné rozdělit na nutné, užitečné a odložitelné. Takový seznam usnadní první výběr dodavatelů.
2. Porovnat systémy podle stejného zadání
U vybraných řešení je potřeba prověřit konkrétní způsob fungování jednotlivých funkcí:
- Vyhledávání a metadata – podle jakých údajů lze obsah najít a jak snadno se tyto údaje doplňují.
- Verzování – jak systém rozlišuje aktuální a starší podklady a umožňuje sledovat změny.
- Oprávnění – jak se nastavují práva pro zobrazení, úpravy a stahování.
- Formáty a náhledy – zda systém zvládá soubory, se kterými firma běžně pracuje.
- Integrace – co přesně umožňuje propojení s používaným e-shopem, redakčním systémem nebo grafickým softwarem.
U sdílení se vyplatí ověřit také zkušenost příjemce. BrandCloud umožňuje sdílet obsah pomocí odkazu externím spolupracovníkům bez vlastního účtu, nastavit platnost odkazu a seskupit více položek do jednoho balíku. Při porovnávání tak lze posoudit celý proces od výběru podkladů po jejich zpřístupnění partnerovi.
3. Vyzkoušet běžné úkoly na vlastních souborech
Prezentaci dodavatele by měl doplnit praktický test. Pro všechny posuzované systémy je vhodné připravit stejné soubory a stejné úkoly:
- Nahrát materiály a doplnit jejich popis.
- Vyhledat konkrétní soubor podle zadaných údajů.
- Nahrát novou verzi a dohledat předchozí.
- Nastavit přístup kolegovi a předat obsah externímu příjemci.
Testovat mají budoucí uživatelé. Hodnotit lze čas potřebný k dokončení úkolu, srozumitelnost ovládání i místa, kde byla nutná pomoc. Krátký pilot tak poskytne konkrétní podklad pro rozhodnutí.
4. Spočítat náklady a připravit zavedení
Do porovnání nabídek patří vedle licence také migrace dat, nastavení, školení, podpora a případné integrace. Součástí poptávky by měl být i očekávaný růst počtu uživatelů a objemu obsahu, aby bylo možné porovnat budoucí náklady.
Ještě před zavedením je potřeba určit interního správce, pravidla pojmenování a popisu souborů i odpovědnost za aktuálnost obsahu. Přenos dat je zároveň příležitostí vyřadit duplicity a zastaralé materiály.
Rozhodnutí opřené o výsledky testování
Finální výběr má spojit splnění nutných požadavků, zkušenost uživatelů z testování a celkové náklady. Jednoduchá hodnoticí tabulka pomůže porovnat tato kritéria vedle sebe. Přednost by mělo dostat řešení, které prokazatelně zvládne důležité úkoly firmy a jehož provoz dokáže tým dlouhodobě zajistit.
