Zavedení DAM by nemělo začínat přesunem souborů. Nejdříve je potřeba zjistit, jaký obsah organizace vlastní, kde se nachází a zda má stále hodnotu.
Bez předchozí kontroly se do nového systému mohou přenést zastaralé materiály, duplicity, nejasné verze nebo soubory s chybějícími licencemi. Audit digitálních assetů těmto problémům předchází. Současně poskytuje informace potřebné pro nastavení struktury knihovny, metadat a přístupových oprávnění.
Proč provést audit před zavedením DAM
Audit digitálních assetů vytváří přehled o současném stavu obsahu. Ukazuje jeho množství, umístění, aktuálnost i způsob využívání.
Díky tomu lze:
- přesněji odhadnout rozsah migrace,
- vyřadit nepotřebné soubory,
- odhalit chybějící údaje,
- prověřit licence a oprávnění,
- připravit strukturu nové knihovny,
- určit odpovědnost za správu obsahu.
Audit tak pomáhá zabránit tomu, aby se původní nepřehledná struktura pouze přesunula do nového systému.
Určete rozsah auditu
Na začátku stanovte, která úložiště, oddělení a typy obsahu budou do auditu zahrnuty. Kontrola může pokrývat celou organizaci nebo pouze vybranou část digitální knihovny.
Před zahájením si odpovězte na několik otázek:
- Kde jsou assety uložené?
- Která oddělení s nimi pracují?
- Kdo jednotlivá úložiště spravuje?
- Jaké typy souborů má audit zahrnout?
- Který obsah má být později převeden do DAM?
- Kdo bude výsledky auditu schvalovat?
Přesně vymezený rozsah usnadní plánování a zabrání zbytečnému prodlužování celého procesu.
Vytvořte inventář digitálních assetů
Dalším krokem je soupis úložišť a obsahu. Vedle firemních serverů a cloudových služeb je vhodné zahrnout také lokální složky, externí disky a systémy používané jednotlivými týmy.
U každého úložiště zaznamenejte:
- vlastníka nebo správce,
- počet souborů a objem dat,
- převládající formáty,
- stáří obsahu,
- datum poslední aktualizace,
- dostupná metadata,
- způsob přístupu,
- propojení s dalšími systémy.
U rozsáhlých knihoven není nutné kontrolovat každý soubor ručně. Základní informace lze získat pomocí exportů, reportů nebo automatizované analýzy úložiště.
Rozhodněte, co převést do DAM
Ne všechny nalezené soubory je vhodné migrovat. Každý asset nebo souborová skupina by proto měla získat jasný stav:
- Převést: Aktuální obsah určený k dalšímu používání.
- Archivovat: Obsah s historickou nebo dokumentační hodnotou.
- Odstranit: Nepotřebné kopie a technicky nevyhovující soubory.
- Prověřit: Materiály s nejasným původem, stavem nebo licencí.
Při rozhodování posuzujte aktuálnost, kvalitu, četnost používání, dostupnost novější verze a právní omezení. Samostatnou pozornost věnujte duplicitám. Je potřeba odlišit skutečné kopie od potřebných formátů, jazykových mutací a dalších variant.
Prověřte metadata, licence a verze
Před migrací zkontrolujte, zda jsou informace připojené k assetům úplné a jednotné. Audit má odhalit především chybějící nebo nespolehlivé údaje.
Kontrola by měla zahrnout:
- názvy souborů,
- označení produktů a kampaní,
- jazykové a regionální varianty,
- autora a vlastníka práv,
- dobu platnosti licence,
- omezení použití,
- stav schválení,
- aktuální verzi,
- datum vytvoření a poslední úpravy.
Pokud některé informace chybějí, asset označte k ručnímu posouzení. Nejasná licence nebo chybějící schválení by se neměly během migrace automaticky považovat za souhlas s dalším používáním.
Zkontrolujte odpovědnosti a přístupy
Audit se týká také lidí, kteří obsah vytvářejí, schvalují a distribuují. U každé části procesu by mělo být jasné, kdo za ni odpovídá.
Prověřte:
- kdo může assety nahrávat,
- kdo doplňuje metadata,
- kdo schvaluje obsah,
- kdo může soubory upravovat,
- kdo je smí sdílet mimo organizaci,
- kdo rozhoduje o archivaci nebo odstranění.
Tyto informace poslouží jako základ pro nastavení uživatelských skupin a přístupových oprávnění v DAM.
Co má být výsledkem auditu
Výsledky auditu musí být využitelné při přípravě implementace. Výstup by měl obsahovat:
- seznam úložišť a jejich vlastníků,
- přehled množství a typů assetů,
- odhad objemu dat určených k migraci,
- pravidla pro převod, archivaci a odstranění,
- seznam duplicit a zastaralého obsahu,
- přehled chybějících metadat,
- seznam licenčních rizik,
- návrh uživatelských skupin,
- určení odpovědných osob.
Na základě těchto informací lze připravit pilotní migraci menší části knihovny. Ta ověří navrženou strukturu, metadata, vyhledávání i oprávnění ještě před hlavním importem.
Audit vytváří základ pro správu obsahu
BrandCloud umožňuje centralizovanou správu digitálních assetů, metadat, verzí a přístupových oprávnění. Aby bylo možné tyto funkce správně nastavit, potřebuje organizace znát skutečný stav svého obsahu.
Dobře provedený audit zkracuje migraci a omezuje množství dodatečných úprav. Do BrandCloudu se tak převádějí připravené a prověřené assety místo celého neuspořádaného archivu.
Pořádek v DAM proto nevzniká až po spuštění systému. Začíná rozhodnutím, které assety mají pro organizaci hodnotu a za jakých podmínek je lze používat.
