Pokud vaše organizace ukládá digitální assety na Google Drive, OneDrivu nebo Dropboxu, pravděpodobně už narazila na problémy s dohledáváním správných souborů, verzemi dokumentů nebo nepřehlednou strukturou složek. Přechod do systému Digital Asset Management (DAM) může správu obsahu výrazně zjednodušit. Aby ale nový systém skutečně přinesl očekávané výsledky, nestačí soubory pouze přesunout. Rozhodující je příprava, promyšlená organizace obsahu i správné nastavení celého procesu.
Začněte auditem digitálních assetů
Prvním krokem by měl být přehled o tom, co vlastně budete migrovat. Ve většině organizací totiž digitální assety nevznikají na jednom místě. Často jsou rozdělené mezi několik cloudových úložišť, síťové disky nebo osobní složky jednotlivých zaměstnanců.
Během auditu se vyplatí zjistit:
- kde jsou jednotlivé assety uložené,
- které soubory se aktivně používají,
- kolik obsahu je duplicitního,
- které materiály už nejsou aktuální,
- kdo za jednotlivé assety odpovídá.
Právě tato fáze často odhalí, že značná část obsahu už nemá žádné využití. Přenášet vše bez předchozí kontroly znamená přenést do nového DAM i dlouhodobě nahromaděný nepořádek.
Vyčistěte obsah ještě před migrací
Migrace představuje vhodnou příležitost odstranit obsah, který organizace už nepotřebuje.
Typickými příklady jsou:
- zastaralé verze log,
- několik variant stejného dokumentu,
- fotografie bez popisu nebo autora,
- materiály ze starších kampaní,
- soubory, které nikdo několik let nepoužil.
Čím kvalitnější bude obsah při importu, tím jednodušší bude jeho následná správa. DAM není nástroj, který automaticky napraví špatně organizovaná data. Pomůže je efektivně spravovat pouze tehdy, pokud do něj vstoupí kvalitně připravené assety.
Navrhněte metadata dříve než strukturu složek
Jedním z největších rozdílů mezi cloudovým úložištěm a DAM je způsob vyhledávání.
Zatímco na Google Drive nebo OneDrivu se uživatelé často orientují podle složek, DAM pracuje především s metadaty. Díky nim lze jeden asset najít podle produktu, kampaně, trhu, jazyka nebo licence, aniž by bylo nutné procházet desítky adresářů.
Před samotnou migrací proto doporučujeme definovat například:
- typ assetu,
- produkt nebo službu,
- značku,
- jazyk,
- cílový trh,
- autora,
- licenci,
- datum vytvoření,
- marketingovou kampaň.
Dobře navržená metadata výrazně zrychlí vyhledávání a zároveň usnadní správu digitálních assetů v budoucnu.
Otestujte migraci na menším vzorku
Přenášet celý archiv najednou se většinou nevyplácí. Bezpečnější je nejprve vyzkoušet migraci na menší části obsahu.
Pilotní migrace pomůže ověřit, že:
- metadata odpovídají původním datům,
- soubory jsou správně přiřazené,
- fungují uživatelská oprávnění,
- vyhledávání vrací očekávané výsledky,
- nedošlo ke ztrátě obsahu.
Pokud se během testování objeví nedostatky, lze je odstranit ještě před migrací celé knihovny digitálních assetů.
Zkontrolujte výsledek a připravte uživatele
Dokončením importu práce nekončí. Nový DAM by měl být připravený na každodenní používání napříč celou organizací.
Vyplatí se proto ověřit, že:
- všechny soubory byly úspěšně přeneseny,
- metadata odpovídají očekávání,
- uživatelé mají správně nastavená oprávnění,
- jednotlivé týmy vědí, jak s novým systémem pracovat.
Bez jasně nastavených pravidel se totiž může stát, že se během několika měsíců začne v novém systému opakovat stejný chaos jako v původním cloudovém úložišti.
Co když nechcete migrovat všechna data najednou?
Přechod na DAM nemusí proběhnout během jednoho dne. Některé organizace volí postupnou migraci, kdy část obsahu zůstává dočasně uložená v cloudových úložištích a jednotlivé týmy přecházejí na nový způsob práce postupně.
BrandCloud umožňuje propojení s Google Drive i OneDrivem, takže uživatelé mohou pracovat se soubory z těchto úložišť přímo v prostředí DAM. Díky integraci není nutné všechny assety přesouvat najednou a organizace může migraci rozložit do několika etap podle svých potřeb.
Dobře připravená migrace je základem efektivní správy digitálních assetů
Migrace z cloudového úložiště do DAM není jen o přesunu souborů. Je to příležitost uspořádat digitální assety, nastavit jednotná pravidla pro jejich správu a vytvořit prostředí, ve kterém budou snadno dostupné všem, kteří s nimi pracují. Pokud je celý proces dobře naplánovaný, nový DAM nepřinese pouze větší pořádek, ale také efektivnější spolupráci napříč organizací a lepší využití digitálního obsahu v každodenní práci.
