Digitální obsah dnes vzniká rychleji než kdy dříve. Marketingové týmy pracují s desítkami verzí bannerů, videí, prezentací nebo vizuálů pro sociální sítě. A právě v tomto momentu začíná být vidět, že běžné cloudové úložiště často přestává stačit.
Mnoho firem stále používá Google Drive nebo Dropbox jako hlavní systém pro správu digitálního obsahu. V praxi se ale ukazuje, že ukládání souborů a skutečný management assetů představují dvě odlišné věci.
Právě zde začíná být důležité rozlišovat mezi CMS, DAM a cloudovým úložištěm.
CMS, DAM a cloudové úložiště nejsou totéž
Pojmy CMS, DAM a cloudové úložiště bývají často zaměňovány. Na první pohled totiž všechny tři systémy pracují s digitálním obsahem. Ve skutečnosti však řeší odlišné potřeby organizací.
CMS neboli Content Management System slouží především k tvorbě a publikaci webového obsahu. Typicky jde o systémy jako WordPress, Webflow nebo Contentful. Umožněna je správa stránek, článků nebo produktového obsahu a celý systém bývá přímo napojen na webovou prezentaci firmy.
DAM neboli Digital Asset Management se naopak zaměřuje na správu digitálních assetů napříč organizací. Řešena je organizace souborů, verzování, metadata, schvalování nebo distribuce obsahu mezi týmy. DAM systémy bývají využívány pro správu log, kampaní, videí nebo brandových materiálů. O rozdílech mezi DAM a CMS již bylo detailněji psáno v článku DAM vs. CMS a jejich role při správě digitálního obsahu.
.jpeg&w=3840&q=75)
Třetí kategorií je cloudové úložiště. A právě zde vzniká nejvíce nedorozumění.
Cloudové úložiště funguje jinak, než si mnoho firem myslí
Cloudové úložiště představuje online prostor pro ukládání a sdílení souborů. Typicky jde o služby jako Google Drive, Dropbox, OneDrive nebo iCloud.
Jejich hlavním cílem je jednoduché ukládání dat a dostupnost odkudkoliv. Umožněno bývá sdílení složek, synchronizace souborů mezi zařízeními nebo spolupráce v reálném čase.
Právě proto se cloudová úložiště stala běžnou součástí firemního fungování. Postupně však bývá jejich role rozšiřována i na správu značkových assetů.
A zde začínají vznikat problémy.
Cloudové úložiště totiž většinou neřeší pokročilé verzování assetů, správu metadat, schvalovací workflow ani kontrolu nad tím, kdo pracuje s aktuální verzí materiálů. Jinými slovy — soubory jsou ukládány, ale nejsou aktivně řízeny.
Velmi dobře je to vidět například u marketingových týmů. Menší firma si často vystačí se sdíleným Google Drivem. Jakmile však začne vznikat větší množství kampaní, jazykových mutací nebo spoluprací s externími agenturami, struktura složek začne rychle přestávat fungovat.
Postupně vznikají různé verze stejného loga, duplicitní bannery nebo prezentace uložené v několika složkách zároveň. Obchodní oddělení pracuje se starým brand manuálem, zatímco marketing už využívá novou vizuální identitu. A právě v tomto momentu bývá zjištěno, že ukládání souborů není totéž jako správa obsahu.
Proč firmy často zaměňují DAM a cloudové úložiště
Na první pohled se může zdát, že oba systémy fungují podobně. V obou případech je umožněno ukládání obrázků, videí nebo dokumentů. Oba systémy fungují online a podporováno bývá také sdílení mezi týmy.
Rozdíl však začíná být viditelný ve chvíli, kdy organizace začne růst.
Například retailové značky často pracují s velkým množstvím lokálních kampaní pro různé trhy. Bez centralizované správy assetů velmi rychle vznikají situace, kdy různé pobočky používají odlišné verze materiálů. Některé pracují s aktuální kampaní, jiné stále využívají starší bannery uložené v původních složkách.
Výsledkem bývá sdílení assetů přes e-mail, ruční přeposílání souborů nebo komplikované dohledávání správných materiálů. Větší množství obsahu navíc často vede ke vzniku duplicitních souborů a nejasností kolem aktuálních verzí.
Při využití DAM systému bývá obsah centralizován, doplněn o metadata a spravován prostřednictvím přístupových práv nebo verzování. Správné materiály tak mohou být dohledány výrazně rychleji a riziko používání neaktuálních assetů bývá omezeno.
Právě zde bývají velmi často podceňovány skutečné náklady špatné organizace obsahu. Nejde pouze o nepořádek ve složkách. Dochází ke zpomalování práce, vzniku duplicit nebo oslabování konzistence značky.
BrandCloud a rozdíl mezi cloudovým úložištěm a asset managementem
Ještě před několika lety byl DAM vnímán hlavně jako nástroj určený pro velké korporace. Dnes se však situace výrazně mění.
Objem digitálního obsahu dramaticky roste a současně se proměňuje i způsob, jakým firmy s obsahem pracují. Marketingové materiály už nevznikají pouze pro web nebo tisk. Obsah bývá upravován pro sociální sítě, online kampaně, interní komunikaci nebo různé jazykové mutace. Jeden asset tak často existuje v desítkách verzí a formátů.
Současně se zvyšuje počet lidí, kteří s obsahem pracují. Do firemní komunikace vstupují externí agentury, freelanceři nebo AI nástroje generující nové materiály téměř kontinuálně. A právě v tomto prostředí začíná být velmi obtížné udržet kontrolu nad tím, které soubory jsou aktuální, schválené nebo určené pro další použití.
Právě zde začíná být rozdíl mezi cloudovým úložištěm a asset managementem výrazně viditelný. Zatímco cloudové úložiště slouží hlavně k ukládání souborů, DAM systémy umožňují obsah organizovat, verzovat nebo řídit napříč týmy.
BrandCloud umožňuje centralizovanou správu digitálních assetů, řízení přístupů nebo rychlé sdílení obsahu napříč organizací. Obsah tak nezůstává uložený pouze ve složkách, ale stává se systematicky spravovanou součástí značky.
Cloudové úložiště může velmi dobře fungovat pro běžné sdílení dokumentů nebo menší množství souborů. Ve chvíli, kdy však začne růst objem digitálních assetů, počet verzí nebo množství lidí pracujících s obsahem, začínají být limity klasických sdílených disků stále viditelnější.
A právě tam začíná skutečný rozdíl mezi obyčejným cloudovým úložištěm a moderním asset managementem.
