Formát PDF/A byl navržen speciálně pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů. Na rozdíl od běžného PDF se u PDF/A klade důraz na nezávislost na externích prvcích (např. písmech nebo barvách), aby bylo možné dokument kdykoliv a kýmkoliv otevřít ve stejné podobě. Aby však bylo možné zaručit, že dokument skutečně splňuje přísné normy PDF/A, je potřeba provést tzv. validaci.
Co je validace PDF/A a proč na ní záleží?
Validace znamená kontrolu, zda daný dokument splňuje všechny požadavky PDF/A standardu. Nestačí pouze dokument uložit ve formátu PDF/A – mnoho běžných editorů (např. Word nebo některé konvertory) sice umožňuje export do PDF/A, ale výsledek často neodpovídá skutečné specifikaci.
Validací získáte jistotu, že:
- dokument je vhodný pro archivaci dle mezinárodních standardů,
- se v budoucnu správně otevře i bez přístupu k původnímu softwaru či fontům,
- splňuje právní a institucionální požadavky (např. v účetnictví nebo státní správě).
Jaké nástroje použít pro validaci PDF/A?
Na trhu existuje celá řada nástrojů, které umožňují PDF/A validaci – od jednoduchých online nástrojů po profesionální software:
1. Online validátory:
Jsou vhodné pro rychlou kontrolu jednotlivých souborů. Nepotřebujete nic instalovat – stačí nahrát dokument a systém vám zobrazí výsledek.
- Např. PDF Tools PDF/A Validator,
- veraPDF – bezplatný a otevřený nástroj podporovaný evropskou komisí.
2. Desktopové programy:
Hodí se pro rozsáhlejší validaci více dokumentů najednou. Nabízejí detailnější přehled chyb a často umožňují i opravy.
- Adobe Acrobat Pro: placený nástroj s funkcí preflight (předletové kontroly),
- callas pdfaPilot: profesionální řešení pro firmy.
3. Automatizace v rámci větších systémů:
V organizacích se validace PDF/A často integruje přímo do systémů pro správu dokumentů nebo cloudových archivů.
Na co si dát pozor při validaci:
Při validaci dokumentů doporučujeme věnovat pozornost následujícím bodům:
- Verze PDF/A: Existují různé varianty (PDF/A-1, A-2, A-3) – každá má své limity a možnosti.
- Fonty: Všechny použité fonty musí být v dokumentu vložené.
- Interaktivní prvky: PDF/A neumožňuje aktivní obsah (např. videa, JavaScript).
- Barvy: Musí být definovány pomocí standardních barevných profilů (např. ICC profily).
Závěr
Validace PDF/A je krok, na který by se nemělo zapomínat – zejména pokud máte na starosti archivaci důležitých dokumentů nebo pracujete ve firmě, kde záleží na právní správnosti digitálních výstupů. I když se může na první pohled zdát složitá, existuje dostatek nástrojů, které celý proces výrazně usnadní. Stačí zvolit vhodný nástroj podle účelu a typu dokumentu – a máte jistotu, že vaše PDF/A bude skutečně takové, jaké má být: připravené na budoucnost.
