Černý obdélník přes jméno nebo číslo účtu může vytvořit dojem, že je dokument připravený k odeslání. Původní údaj ale může zůstat uvnitř souboru.
Bezpečné začernění PDF znamená trvalé odstranění citlivého obsahu. Pouhé zakrytí mění vzhled stránky, aniž by nutně odstranilo informace, které nemají být sdíleny.
Proč pouhé překrytí textu nestačí
Obdélník vložený kreslicím nástrojem může být samostatným objektem nad textem. V PDF editoru ho pak lze posunout nebo smazat a původní údaj znovu zobrazit.
Stejný problém může vzniknout při překreslení textu nebo změně jeho barvy na barvu pozadí. To, že údaj není vidět, ještě neznamená, že v dokumentu není.
Redakce PDF údaje skutečně odstraní
Pro trvalé odstranění textu a obrázků slouží redakce PDF, v některých programech označovaná jako anonymizace. Po jejím použití se vybraný obsah odstraní; černá plocha může zůstat jako označení upraveného místa.
Tuto funkci nabízejí například Adobe Acrobat Pro a PDF-XChange Editor. Důležité je použít přímo nástroj pro redakci, nikoli běžné kreslení nebo poznámky. Označení oblastí navíc musí následovat potvrzení odstranění a uložení výsledku.
Začernění se hodí například u smluv, obchodních nabídek nebo ukázkových dokumentů se skutečnými kontakty. Protože je správně provedená redakce nevratná, úpravy patří do kopie a původní soubor má zůstat uložený samostatně.
Co zkontrolovat před sdílením
Stejný údaj může být uvedený na několika stránkách nebo v příloze. Kontrola proto musí zahrnout celý dokument. Pozornost zaslouží také skryté informace, pro jejichž odstranění může editor nabízet samostatné vyčištění PDF.
Po uložení je vhodné soubor znovu otevřít a ověřit:
- Zda nezůstaly další výskyty údajů, které měly být odstraněny.
- Zda lze původní text vyhledat nebo zkopírovat.
- Zda je ke sdílení připravená správná verze souboru.
Tyto kontroly pomáhají odhalit chyby, ale nenahrazují redakci. Například neúspěšné hledání v naskenovaném dokumentu samo o sobě nepotvrzuje bezpečné odstranění obsahu.
Ke sdílení patří schválená verze
I správně začerněný dokument ztrácí smysl, pokud tým omylem odešle originál. Upravená kopie proto potřebuje jasné označení a oddělení od původního souboru.
BrandCloud může sloužit jako společné místo pro schválené dokumenty a pokyny k jejich použití. Tým tak snáze rozpozná, která verze je určená pro externí distribuci.
Při začernění PDF rozhoduje skutečné odstranění údajů, kontrola výsledku a výběr správného souboru. Samotný černý obdélník bezpečné sdílení nezajistí.
